Ujemne saldo urlopów – czy na to pozwolić?

17 lutego 2021

Czasami pracownicy muszą wziąć więcej czasu wolnego, niż zostało im przyznane. Wnioski o wcześniejsze zwolnienie mogą pojawić się z wielu powodów, takich jak nieoczekiwane wizyty rodzinne lub wakacje tuż po zatrudnieniu. Bez względu na przyczynę często zdarza się, że pracownicy chcą mieć więcej wolnego czasu, niż zarobili. Pracodawcy muszą zdecydować, czy negatywny urlop jest akceptowalny dla ich firmy.

Co to jest urlop negatywny

Jeśli pracodawca zdecyduje się zaoferować pracownikowi więcej czasu wolnego niż zgromadził, pracodawca zasadniczo oferuje pożyczkę. Pracodawca pożycza pracownikowi pieniądze w kwocie odpowiadającej ilości czasu, jaki może on zwolnić z pracy. Prawdopodobnie jest to w porządku w większości przypadków, ale ważne jest, aby zachować pewne sprawdzone metody, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie. Pisemna polityka pomaga zarządzać tym przywilejem.

Dodanie polityki negatywnego urlopu do podręcznika pracownika

HR Info Desk zaproponował kilka wskazówek, jak dodać negatywną politykę urlopową do podręcznika pracownika:

„Nie musi być stosowane do wszystkich pracowników, ale musi być stosowane konsekwentnie. Polityka powinna:

  • Podaj zestaw wskazówek, które zostaną wykorzystane przy udzielaniu pozwolenia na pożyczanie czasu na wakacje.

  • Podaj liczbę dni, na które można pożyczyć.

    Podaj dopuszczalne przyczyny zaciągnięcia pożyczki.

    Złóż oświadczenie, że w przypadku rezygnacji pracownik musi zwrócić firmie ujemne saldo czasu wolnego.

    Podaj wzór, który zostanie użyty do obliczenia kwoty należnej za pożyczony czas.

    Określić procedurę wnioskowania o urlop. Kto musi to zatwierdzić?

    Należy zaznaczyć, że osoba zatwierdzająca wniosek weźmie pod uwagę potrzeby kadrowe działu.

    Określ wartość czasu, jaki pracownik otrzymuje.Określić czynniki, na których osoba zatwierdzająca wniosek będzie się opierać, aby zatwierdzić lub odmówić urlopu, takie jak dokumentacja dyscyplinarna i obecności pracownika oraz staż pracy lub upływ okresu próbnego.

    Określ, ile pracownik ma spłacić i w jakim terminie oraz konsekwencje tego braku.

    Zapoznaj się z pisemną prośbą o pożyczenie urlopu. Wcześniejsza pisemna umowa powinna być sporządzona zgodnie z warunkami polisy i upoważnieniem do zwrotu z pensji pracownika; umowa ta powinna zostać dołączona do akt pracowniczych. Spłata kredytu narosłego

    Pracownicy mogą spłacić negatywny urlop na jeden z dwóch sposobów. Pracownik i pracodawca powinni uzgodnić warunki przed zaciągnięciem kredytu międzyokresowego.

    1. Poczekaj, aż ujemne saldo ponownie stanie się dodatnie, zgodnie ze stopą naliczenia. Jeśli czas będzie naliczany miesięcznie lub w godzinach przepracowanych, saldo powoli powróci do dodatniego poziomu. Jeśli stawka naliczania jest ustalana raz w roku, to w dniu rocznicy pracownika będzie ponownie dodatnia.
    2. Odlicz urlop od wypłaty pracownika. Powyższe wymagania musiałyby zostać wcześniej uzgodnione między pracodawcą a pracownikiem. Nie jest to najczęstsze rozwiązanie, ale jest opcja. Potrącenia z wypłat mogą być niepokojące, więc po prostu upewnij się, że uzgodniono to porozumienie, zanim pozwolisz, aby rozliczenia międzyokresowe były ujemne.Jeśli ręcznie śledzisz rozliczenia międzyokresowe, będziesz chciał zapisać liczbę godzin „pożyczonych w momencie pożyczki. Następnie przy każdej wypłacie od kwoty pożyczki odejmij naliczony czas naliczenia w tym okresie. Będziesz to robić, dopóki saldo nie zostanie wyeliminowane. W tym czasie pracownik znów zacznie zdobywać wolne.

      Jeśli pracownicy muszą spłacać pożyczkę z wypłaty, pomnóż liczbę pożyczonych godzin przez stawkę godzinową pracownika. To jest kwota pożyczki. W takim przypadku pracownik powinien nadal naliczać czas wolny jak zwykle.

      Pozwól oprogramowaniu wykonać pracę

      Oczywiście łatwiejszym sposobem śledzenia negatywnych urlopów jest skorzystanie z automatycznego systemu rozliczeń międzyokresowych. To łatwiejsze i dokładniejsze. Kawałki papieru nigdy się nie zgubią, a ważne informacje nigdy nie zostaną zapomniane. Nigdy nie ma pomyłki co do liczby godzin wziętych lub żądanych, ponieważ wszystko to jest udokumentowane w grafiku pracownika.

      Gdy pracownicy zgłaszają wnioski, które powodują ujemne saldo międzyokresowe, nasz system po prostu oblicza to ujemne saldo urlopów. Pracownicy widzą, ile są winni swojemu bankowi rozliczeniowemu na podstawie własnego arkusza czasu pracy. Widzą to również, gdy znów staje się pozytywne.